How to: Visa (D)
Mit dem Erhalt einer Praktikumszusage ist der Aufwand leider noch nicht getan.
Im Gegenteil.
Um ein passendes Visa für die USA zu erhalten, müssen Unmengen an Hürden genommen werden. Man begibt sich in ein Meer an bürokratischem Chaos und sitzt dabei über Wochen hinweg nicht selten Haare raufend vor dem Bildschirm.
Hier ist die Abwicklung in die wichtigsten Schritte zusammengefasst:
-Auswahl einer Visakategorie:
Es gibt unzählige Kategorien. Alleine beim Suchen der Passenden vergeht einem schon der Spaß, aber es ist nun mal nötig. Wenn man ohne gültigem Visum (z.B. wenn man mit ESTA-Genehmigung für Touristen einreist) auch nur einen Bleistift in einer Firma angreift macht man sich strafbar und darf für viele Jahre nicht einreisen, falls man erwischt wird. Amerikaner nehmen das SEHR ernst und es lohnt sich einfach nicht zu pokern. Außerdem will man seine Arbeitserfahrung ja offiziell bescheinigt bekommen und sie künftig auf Bewerbungen, Sozialen Medien, LinkedIn usw. anführen.
Zurück zur Kategorie: J1 – Intern
Dieses Visa gilt für StudentInnen und Post-Graduates, also AbsolventInnen eines Studiums bis zu einem Jahr nach dem Abschluss. Diese gelten dann als Intern, also PraktikantInnen und können bis zu 18 Monate in den Staaten arbeiten.
Ursprünglich wäre ich in diese Kategorie gefallen, doch da aufgrund der Pandemie über 1,5 Jahre keine amerikanischen Visa ausgestellt wurden, war ich trotz monatelanger Planung nicht mehr berechtigt ein J-1-Visum zu erhalten.
Der Schrecken war groß, aber es gibt ein (extrem aufwändiges) Schlupfloch: Man kann weiterhin ein J-1 erhalten, wenn man mehr als 12 Monate 40-Stunden/ Woche Arbeitserfahrung nachweisen kann. Als selbstständige TechnikerIn ist das natürlich nicht so einfach. Ich habe daher alle AuftraggeberInnen des letzten Jahres kontaktiert und mir meine gearbeiteten Stunden bestätigen lassen, eine Tabelle erstellt und alle Nachweise, inklusive Honorarnoten und Jahresabschlüssen an die Sponsoring Agency gesendet. Was das genau ist:
-Suche nach einer Sponsoring Agency
Ein Visa dieser Kategorie kann man aber nicht einfach beantragen. Man muss sich einen offiziellen “Sponsor” suchen, der AntragstellerInnen im Namen des amerikanischen Homeland Security Office überprüft und diese bei allen Schritten begleitet.
Sponsoring Agencies können verschiedene Institutionen sein, zum Beispiel Universitäten, Wirtschaftsverbände- und Kammern. Einige spezialisieren sich nur auf bestimmte Branchenzweige. Hier gibt es eine Liste aller Agencies: https://j1visa.state.gov/participants/how-to-apply/sponsor-search/?program=Summer%20Work%20Travel&state=any
Ich würde empfehlen eine zu wählen, welche bilingual operiert und Bewerber aus demselben Raum hat, zum Beispiel die “German American Chamber of Commerce”. (https://www.gaccny.com/en/)
-Bewerbung bei der Sponsoring Agency
Wie für die eigentliche Stelle, muss man sich hier nun erneut bewerben um ein Visum zu erhalten. Also von vorne: CV, Motivationsschreiben, Empfehlungsschreiben, Zeugnisse und Zertifikate…
-Ausfüllen unzähliger Dokumente
Hat man alles eingesendet, bekommt man diverse Dokumente, die auszufüllen sind. Angaben zur Person, Praktikumsstelle, Dauer, Bezahlung (falls es eine gibt)…
Zusätzlich muss man die Host Company kontaktieren und von ihr ähnliche Fragebögen und einen kompletten Trainingsplan ausfüllen lassen. (Wie schon bei den Empfehlungsschreiben habe ich so gut es ging alles im Vorhinein selbst ausgefüllt).
Die Host Company wird genauso von der Sponsoring Agency überprüft. Wird ein gewisser Jahresumsatz oder eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitern unterschritten, ist es sogar nötig, dass jemand von der Sponsoring Agency einen On-Site-Visit, also eine persönliche Überprüfung, durchführt. Im Fall meiner Host Company wäre das nötig gewesen, konnte aber zum Glück per Video Call ausgeführt werden – zumindest eine Sache die durch Corona einfacher geworden ist.
Zu diesem Zeitpunkt muss auch schon eine umfangreiche Reiseversicherung abgeschlossen und ein financial statement ausgefüllt werden, welches belegt, dass man über genug finanzielle Mittel für die Reise verfügt (oder ob sich jemand wie ein Elternteil dafür verbürgt).
-Warten auf die postalische Zustellung der Originaldokumente
Nachdem die Sponsoring Agency all diese Dokumente erhalten und überprüft hat wird man zur Kasse gebeten. Man bezahlt die Servicegebühren und bekommt anschließend per Post ein DS-2019 (Das Praktikums-Formular) und ein DS-7002 (der abgesegnete Trainingsplan) zugesendet.
Diese belegen, dass man bemächtigt ist ein J-1 Visa zu erhalten
-Termin vereinbaren am Konsulat
Nun muss man sich unter: https://www.ustraveldocs.com/at/at-niv-visaapply.asp
einloggen und ein weiteres Online-Formular (DS-160) ausfüllen um einen Termin beim Konsulat vereinbaren zu können. Dazu sind einige Informationen, die sich auf den zugesandten Originaldokumenten befinden nötig.
Neben der finanziellen Abgaben für die Sponsoring Agency, muss an dieser Stelle noch eine SEVIS-Gebühr (Verzeichnis der ausländischen PraktikantInnen in Amerika) und die Beiträge für einen Visa-Termin am Konsulat bezahlt werden.
Am Ende des mehrseitigen Formulars erreicht man die Terminvergabe.
-Termine am Konsulat
Man geht mit den Originaldokumenten, Pass und amerikanischen Passfotos (Achtung: diese haben ein anderes Format als europäische) zum Konsulat und führt ein kurzes Gespräch mit einem/r MitarbeiterIn. Darauf lässt man seinen Pass dort und bekommt ihn wenige Tage später mit gültigem Visa zurückgesandt.
…klingt doch alles ganz einfach, oder?! 😀
How to: Visa (E)
Unfortunately, the process does not end when receiving an internship confirmation.
On the contrary.
In order to be given a suitable working visa for the USA, tons of hurdles have to be overcome. You enter a sea of bureaucratic chaos and often sit in front of the screen, pulling your hair for weeks. Of course you may think: why not simply get a tourist Visa and work anyway? I highly advise you not to, since the United States are very strict when it comes to these topics. If you do as much as touching a pen in an office while being on a tourist visa, the US Homeland Security Office will make you leave and ban you from entering the country again in the foreseeable future. Americans take this VERY seriously and it’s just not worth playing poker. In addition, you want to have your work experience officially certified and included on applications, social media, LinkedIn, etc. in the future.
So here is the process of applying for an internship visa broken down to the most important steps:
-Selection of a visa category:
There are tons of categories. To spare you the search: a J1-visa is valid for students and post-graduate students, (i.e. up to one year after graduation) who want to do an internship for up to 18 months.
Originally I would have been eligible, but shortly before receiving my visa, the pandemic came around the corner and the embassy didn’t issue any visas for over 1.5 years.
After that I was no longer entitled to a J-1 despite months of planning.
The horror was great, but there is an (extremely complex) loophole: You can still get a J-1 if you can prove more than 12 months of 40 hours per week work experience. As a self-employed technician, it is of course not that easy as I have many different clients and no written contract that states how many hours I work in total.
Therefore I have contacted all clients from the past year and had the hours I had worked for them confirmed. Afterwards I created an overview and sent all confirmations, including fee notes and annual financial statements, to the sponsoring agency.
Which brings me to my next point:
-Search for a sponsoring agency
You cannot walk up to the embassy and simply apply for a visa in this category. You have to look for an official sponsor who checks applicants on behalf of the American Homeland Security Office and accompanies them through every step.
Sponsoring agencies can be different institutions, for example universities, trade associations and chambers… some only specialize in certain branches of the industry. Here is a list of all agencies: https://j1visa.state.gov/participants/how-to-apply/sponsor-search/?program=Summer%20Work%20Travel&state=any
I would recommend choosing one that operates bilingually, which is why I chose the German American Chamber of Commerce (https://www.gaccny.com/en/). The employees speak both German and English and usually deal with applicants from my area.
-Apply to the sponsoring agency
Just how you applied for the actual internship, you have to send yet another application in order to qualify for a J1-Visa. So you start from the beginning: CV, letter of motivation, letters of recommendation, references and certificates…
-Fill in countless documents
Once everything has been submitted, you will receive various forms that have to be completed. Information on yourself, internship position, duration, payment (if there is one)…
In addition, you have to contact the host company and have them fill out similar documents and a complete training plan. (As with the letters of recommendation, I filled out everything myself as best I could in advance).
The host company is also reviewed by the sponsoring agency. If a certain annual turnover or a certain number of employees is not reached, it is even necessary for someone from the sponsoring agency to carry out an on-site visit, i.e. a personal check. In the case of my host company, this would have been necessary, but luckily they were able to do it via video call – at least one thing has become easier due to Covid.
At this point, you have to get extensive travel insurance and fill out a financial statement which proves that you have enough financial resources for the trip (or have someone like a parent vouch for you).
-Waiting for the original documents to be sent by post
After the sponsoring agency has received and checked all these documents, you will be asked to pay. You pay the service fee and then receive the original DS-2019 (the internship form) and the DS-7002 (the approved training plan) by mail.
These prove that you are authorized by an official sponsoring agency to obtain a J-1 visa.
-Make an appointment at the consulate
Now you have to create an account on the traveldocs homepage: https://www.ustraveldocs.com/at/at-niv-visaapply.asp and fill out another online form (DS-160). In order to do that, information, which can only be found on the original documents that were sent to you by the sponsoring agency, are required.
In addition to the fees for the sponsoring agency, you have to pay a SEVIS fee (service for your official registration in the Student and Exchange Visitor Program of the United States) and the DS-160 fee for your visa appointment at the consulate.
At the end of the many pages of the DS-160 form you can finally choose an appointment at the consulate.
– Appointments at the consulate
You need to bring the original DS-2019 and Ds-7002 documents, your passport, as well as American passport photos (Caution! The format is different from the european ones) and have a short conversation with an employee. You then leave your passport there and receive it a few days later via mail with a valid visa.
…sounds very simple, doesn’t it ?! 😀
